Betalen op evenementen: waarom bedrukte consumptiemunten nog altijd goed werken

Op elk evenement komt er een moment waarop je bezoeker een drankje wil. Hoe snel en makkelijk hij dat kan betalen, bepaalt voor een groot deel hoe hij je evenement ervaart. Een lange rij bij de bar, een pinapparaat zonder verbinding of een bartender die zoekt naar wisselgeld haalt de vaart eruit. Voor jou als organisator draait het betaalsysteem daarnaast om controle, veiligheid en inzicht in je omzet. Er zijn verschillende manieren om het betalen te regelen, van contant geld en pinnen tot cashless systemen met een chip of een app. Toch kiezen veel organisatoren nog steeds voor een beproefde oplossing. Wie de horeca op een evenement eenvoudig en betrouwbaar wil regelen, kan consumptiemunten bedrukken in de eigen huisstijl. Zo maak je van een simpel muntje een betaalmiddel dat alleen op jouw evenement geldt. In deze blog lees je hoe munten zich verhouden tot andere betaalvormen, hoe je ze ontwerpt en hoe je grip houdt op je omzet.

Elke betaalvorm heeft sterke en zwakke punten. Contant geld is voor bezoekers vertrouwd, maar brengt risico’s mee. Elke bar wordt een kassa die je moet beveiligen, het tellen kost tijd en fouten met wisselgeld liggen op de loer. Pinnen is snel als alles werkt, maar op een buitenlocatie of in een volle hal valt de verbinding nog weleens weg. Daarnaast betaal je per transactie kosten, ook voor kleine bedragen. Cashless systemen met een chip in een polsbandje of een app geven veel data, maar vragen om een flinke investering, een technische partner en een regeling voor bezoekers die hun tegoed terug willen. Consumptiemunten zitten daar tussenin. Je bezoeker rekent één keer af bij een centraal verkooppunt, met pin of contant, en betaalt daarna overal met munten. Aan de bar is er geen apparatuur nodig en hoeft niemand te wachten op een verbinding. Dat maakt munten snel, eenvoudig en onafhankelijk van techniek, ook op locaties waar weinig voorzieningen zijn.

Euro Events is gespecialiseerd in consumptiemunten en andere materialen voor evenementen. Organisatoren van festivals, beurzen, bedrijfsfeesten, sportevenementen en markten in heel Europa werken met hun munten. Die ervaring merk je in het advies dat je krijgt over je betaalsysteem. Het team kijkt naar het type evenement, het aantal bezoekers en de manier waarop je horeca is ingericht. Een besloten bedrijfsfeest met één bar vraagt om een andere aanpak dan een festival met tientallen verkooppunten en standhouders. Euro Events weet welke uitvoering in welke situatie het beste werkt en helpt je een keuze te maken die past bij je budget en je organisatie. De munten zijn verkrijgbaar in verschillende kleuren en uitvoeringen en te voorzien van je eigen ontwerp. Daardoor sluiten ze aan op de uitstraling van je evenement en zijn ze lastiger na te maken dan standaardmunten. Zo bouw je een betaalsysteem dat betrouwbaar werkt, ook op de drukste momenten van je evenement.

Munten bedrukken met logo: zo maak je een betaalmiddel dat bij je evenement past

Een onbedrukte munt is overal te koop. Dat betekent dat ook munten van buitenaf je evenement kunnen binnenkomen, met omzetverlies als gevolg. Wil je munten bedrukken met logo, dan pak je dat probleem direct aan. Een munt met jouw logo, de naam van je evenement of een eigen afbeelding is alleen bij jou verkrijgbaar en daardoor veel lastiger te vervalsen. Kijk bij het ontwerp eerst naar de leesbaarheid. Een munt is klein, dus kies voor een eenvoudige versie van je logo en korte teksten. Een sterk contrast tussen de kleur van de munt en de bedrukking zorgt ervoor dat je barpersoneel de munt ook bij gedimd licht herkent. Je kunt de voorkant gebruiken voor je logo en de achterkant voor de naam van je evenement, een jaartal of een waarde. Zo wordt de munt een herkenbaar onderdeel van je evenement dat bezoekers vertrouwen en dat je personeel in één oogopslag controleert.

Een goed ontwerp gaat samen met een heldere prijsstructuur. Geef één munt een vaste waarde en stem je prijzen daarop af. Een frisdrank voor één munt, een biertje voor één munt en een wijn of cocktail voor twee munten is voor iedereen direct duidelijk. Vermijd prijzen die je in halve munten moet uitdrukken, tenzij je met breekmunten of munten van verschillende waarden werkt. Gebruik je meerdere waarden, geef elke waarde dan een eigen kleur. Daarmee voorkom je vergissingen aan de bar. Vermeld de prijzen in munten op duidelijke borden bij elk verkooppunt en bij elke bar. Overweeg daarnaast vaste bundels bij de verkoop, zoals een setje van vijf of tien munten. Dat versnelt de verkoop en zorgt ervoor dat bezoekers vaak iets meer kopen dan ze direct nodig hebben. Duurt je evenement meerdere dagen, dan kun je per dag een andere kleur gebruiken. Zo houd je de omzet per dag gescheiden en zie je direct of munten van een andere dag worden gebruikt.

Euro Events denkt met je mee over het ontwerp en de opzet van je muntensysteem. Je levert je logo en teksten aan, waarna het team kijkt of alles goed leesbaar is op het formaat van een munt. Is een logo te gedetailleerd, dan krijg je een voorstel voor een eenvoudigere versie die op een munt wel goed uitkomt. Ook bij de keuze van kleuren en waarden krijg je advies, zodat je prijsstructuur logisch blijft voor je bezoekers en je personeel. Twijfel je over het aantal munten? Dan maak je samen een inschatting op basis van je verwachte bezoekers, het gemiddelde aantal consumpties per persoon en een buffer voor drukke momenten. Voordat de productie begint, ontvang je een proef om te controleren. Zo weet je zeker dat het eindresultaat klopt. Bestel op tijd, zeker in het drukke seizoen voor festivals en de periode rond de feestdagen. Dan heb je ruimte voor aanpassingen en liggen de munten ruim voor je evenement klaar.

Van verkoop tot afrekening: zo houd je grip op je omzet

Het succes van een muntensysteem begint bij de verkoop. Plaats je verkooppunten op logische plekken, zoals bij de ingang en op centrale punten op je terrein of in je hal. Zorg dat bezoekers er zowel met pin als contant terechtkunnen, zodat niemand wordt buitengesloten. Omdat alle betalingen via deze punten lopen, verdeel je het geldverkeer over een paar plekken die je goed kunt beveiligen. Werk met minimaal twee medewerkers per verkooppunt en spreek vaste momenten af waarop geld wordt afgeroomd en naar een afgesloten ruimte gaat. Houd de wachttijden in de gaten, vooral bij de opening en in de pauzes. Ontstaat er een rij, dan helpt een extra verkooppunt of een medewerker met een mobiel pinapparaat. Verkoop je ook munten vooraf, bijvoorbeeld samen met een ticket, dan spreid je de drukte nog verder. Bezoekers komen dan binnen met munten op zak en lopen direct door naar de bar. Dat maakt de start van je evenement een stuk rustiger.

Na afloop begint de afrekening. Laat barpersoneel en standhouders hun munten aan het eind van elke dag inleveren. Tel de munten per bar of per kraam en leg de aantallen vast. Zo weet je precies hoeveel omzet elk verkooppunt heeft opgeleverd. Bij grote hoeveelheden tellen veel organisatoren de munten op gewicht, wat veel tijd scheelt. Vergelijk het aantal ingeleverde munten met het aantal verkochte munten. Zo zie je of er grote verschillen zijn en waar die vandaan kunnen komen. Bezoekers nemen ook munten mee naar huis zonder ze te gebruiken. Leg vooraf vast wat daarmee gebeurt en communiceer dat duidelijk. Blijven ze geldig voor een volgende editie, of kunnen bezoekers ze inwisselen? Een helder antwoord voorkomt discussie achteraf. De cijfers uit je afrekening geven je bovendien waardevol inzicht. Je ziet welke bars het drukst waren, op welke momenten de meeste munten werden verkocht en hoeveel je bezoekers gemiddeld besteedden. Met die informatie plan je je volgende evenement nog beter.

Wie elk jaar een evenement organiseert, heeft baat bij een leverancier die het betalen op evenementen door en door kent. Euro Events weet hoe consumptiemunten, polsbandjes en andere materialen samen zorgen voor een evenement dat soepel verloopt en financieel overzichtelijk blijft. Die kennis zet het team in om met je mee te denken over ontwerp, waarden, kleuren en aantallen. Wil je munten die je elk jaar opnieuw kunt gebruiken, dan krijg je advies over een tijdloos ontwerp zonder jaartal. Dat is voordelig en zorgt ervoor dat je vaste bezoekers je munten direct herkennen. Organiseer je meerdere evenementen per jaar, dan zorg je met één leverancier voor een herkenbare lijn in al je materialen. Combineer je munten bijvoorbeeld met polsbandjes voor de toegang, dan sluiten kleuren en ontwerp op elkaar aan. Omdat alles uit één hand komt, heb je één aanspreekpunt voor je bestelling. Zo worden bedrukte munten een vast onderdeel van een betaalsysteem waar je bezoekers, je personeel en je administratie op kunnen rekenen.